Planowanie projektów – 5 prostych kroków

Planowanie projektu jest niejednokrotnie procesem dosyć złożonym. Dobrze jest poświęcić trochę czasu i zastanowić się z jakimi problemami będziemy mieć do czynienia. Niektórzy twierdzą, że “dobry plan to polowa sukcesu” i coś w tym chyba musi być. Wiem ze swojego doświadczenia, że jeśli nie ma planu to wykonanie nawet prostego zadania potrafi zająć znacznie więcej czasu niż zakładaliśmy, a efekt końcowy nie przynosi satysfakcji. Z planowaniem jest trochę jak z czytaniem instrukcji obsługi. Wydaje się, że to strata czasu bo przecież można od razu zająć się wykonaniem zadania, ale później okazuje się że utkniemy w jakimś punkcie a i tak trzeba usiąść i przeczytać instrukcję. Cel bez planu jest tylko życzeniem – Larry Eider   Planowanie projektu można rozbić na kilka głównych punktów. Ja pozwoliłem sobie wyszczególnić 5 podstawowych kroków:
  1. Definiowanie projektu
  2. Planowanie
  3. Modyfikacja
  4. Wykonanie (realizacja)
  5. Zamykanie projektu

Krok 1: Definiowanie projektu

Krok 1 to definiowanie rezultatu końcowego, czyli określenie dokąd zmierzamy, co chcemy osiągnąć. Postaraj się jak najdokładniej określić rezultat końcowy. Określ datę zakończenia, wypisz wszystkie zadania do zrobienia, pogrupuj je i ustal kolejność wykonania. Zdefiniuj wzajemne zależności pomiędzy zadaniami oraz ustal zakres projektu.

Krok 2: Planowanie

Proces planowania jest chyba najistotniejszym etapem projektu, gdyż pozwala zredukować straty czasu w trakcie jego realizacji. Podstawa planowania to stworzenie planu projektu, analiza pracy oraz ustalenie harmonogramu. Powinien on obejmować kilka możliwych rozwiązań aby ostatecznie wybrać to najlepsze z możliwych. Dodatkowo w procesie planowania powinniśmy zwrócić uwagę na:
  • definiowanie zasobów
  • przypisanie zadań do osób
  • oszacowanie czasu trwania (pracochłonność)
  • podsumowanie kosztów

Krok 3: Modyfikacja

Bardzo ważne jest dokładne oszacowanie kosztów danego projektu. Wstępne kosztorysy najczęściej nie są dokładne, co powoduje ich niedoszacowanie lub przeszacowanie. Dlatego należy się dobrze przyjrzeć naszym obliczeniom, zastanowić się, co może pójść nie tak i po ponownym przeanalizowaniu ostatecznie sprecyzować koszty. Do naszej precyzyjnie wyliczonej wartości warto dodać około 15% na okoliczności, których nie uda nam się przewidzieć np. opóźnienia.

Krok 4: Wykonanie (realizacja)

Jeśli realizacja planu projektu wymaga powierzenia poszczególnych zadań członkom zespołu projektowego, to każdy powinien dostać jasno określone zadania do wykonania. Musi wiedzieć co, do kiedy i w jaki sposób ma zrobić. Wykonanie planu projektu składa się z 4 kroków:
  • określenia zasobów
  • przydzielenia zadań ewentualnym członkom zespołu
  • przygotowania harmonogramu z jasno określoną datą rozpoczęcia i zakończenia
  • realizacji założonego planu
Nie martw się jeśli nie wszystko idzie tak jak sobie założyłeś. W trakcie realizacji projektu koniecznie znajdź czas na przejrzenie planu i zastanowienie się czy jest on jeszcze aktualny, oraz ewentualne wprowadzenie niezbędnych zmian.

Krok 5: Zamykanie projektu

Zamykając projekt, należy podsumować zdarzenia, które miały miejsce podczas jego realizacji. Pozwoli to na przygotowanie informacji do planowania i wykonywania przyszłych projektów. Informacje zamykające projekt powinny zostać ujęte w zestawieniu, które będzie odpowiadać na pytania:
  • Czy rezultaty projektu były zgodne z oczekiwaniami klienta?
  • Czy rezultaty były zgodne z oczekiwaniami kierownika projektu?
  • Czy zespół projektowy wykonał poszczególne zadania zgodnie z planem?
  • W jaki sposób zebrane informacje mogą być przydatne w realizacji kolejnych projektów?
  • Czy metodologia zarządzania projektami sprawdziła się i czy zespół projektowy postępował zgodnie z tą metodyką?
  • Jakie wnioski można wyciągnąć z realizacji projektu?
Na koniec warto wspomnieć o tym, że nie da się wszystkiego zaplanować w stu procentach. Najczęściej jest to zgodne z zasadą Pareto 80/20 czyli, że 80% zdarzeń możemy zaplanować a 20% zalicza się do nieprzewidzianych, które pojawiają się w trakcie realizacji. Natomiast gdy nie mamy odpowiedniego planu tylko mgliste wyobrażenie tego co chcemy osiągnąć to proporcje się odwracają i okazuje się że 20% to nasz “plan” a na pozostałe 80% wlicza się nasze zdziwienie.

Planowanie projektów – 5 prostych kroków

Planowanie projektu jest niejednokrotnie procesem dosyć złożonym. Dobrze jest poświęcić trochę czasu i zastanowić się z jakimi problemami będziemy mieć do czynienia. Niektórzy twierdzą, że “dobry plan to polowa sukcesu” i coś w tym chyba musi być. Wiem ze swojego doświadczenia, że jeśli nie ma planu to wykonanie nawet prostego zadania potrafi zająć znacznie więcej czasu niż zakładaliśmy, a efekt końcowy nie przynosi satysfakcji. Z planowaniem jest trochę jak z czytaniem instrukcji obsługi. Wydaje się, że to strata czasu bo przecież można od razu zająć się wykonaniem zadania, ale później okazuje się że utkniemy w jakimś punkcie a i tak trzeba usiąść i przeczytać instrukcję.

Cel bez planu jest tylko życzeniem – Larry Eider

 

Planowanie projektu można rozbić na kilka głównych punktów. Ja pozwoliłem sobie wyszczególnić 5 podstawowych kroków:

  1. Definiowanie projektu
  2. Planowanie
  3. Modyfikacja
  4. Wykonanie (realizacja)
  5. Zamykanie projektu

Krok 1: Definiowanie projektu

Krok 1 to definiowanie rezultatu końcowego, czyli określenie dokąd zmierzamy, co chcemy osiągnąć. Postaraj się jak najdokładniej określić rezultat końcowy. Określ datę zakończenia, wypisz wszystkie zadania do zrobienia, pogrupuj je i ustal kolejność wykonania. Zdefiniuj wzajemne zależności pomiędzy zadaniami oraz ustal zakres projektu.

Krok 2: Planowanie

Proces planowania jest chyba najistotniejszym etapem projektu, gdyż pozwala zredukować straty czasu w trakcie jego realizacji.

Podstawa planowania to stworzenie planu projektu, analiza pracy oraz ustalenie harmonogramu. Powinien on obejmować kilka możliwych rozwiązań aby ostatecznie wybrać to najlepsze z możliwych.

Dodatkowo w procesie planowania powinniśmy zwrócić uwagę na:

  • definiowanie zasobów
  • przypisanie zadań do osób
  • oszacowanie czasu trwania (pracochłonność)
  • podsumowanie kosztów

Krok 3: Modyfikacja

Bardzo ważne jest dokładne oszacowanie kosztów danego projektu. Wstępne kosztorysy najczęściej nie są dokładne, co powoduje ich niedoszacowanie lub przeszacowanie. Dlatego należy się dobrze przyjrzeć naszym obliczeniom, zastanowić się, co może pójść nie tak i po ponownym przeanalizowaniu ostatecznie sprecyzować koszty.

Do naszej precyzyjnie wyliczonej wartości warto dodać około 15% na okoliczności, których nie uda nam się przewidzieć np. opóźnienia.

Krok 4: Wykonanie (realizacja)

Jeśli realizacja planu projektu wymaga powierzenia poszczególnych zadań członkom zespołu projektowego, to każdy powinien dostać jasno określone zadania do wykonania. Musi wiedzieć co, do kiedy i w jaki sposób ma zrobić.

Wykonanie planu projektu składa się z 4 kroków:

  • określenia zasobów
  • przydzielenia zadań ewentualnym członkom zespołu
  • przygotowania harmonogramu z jasno określoną datą rozpoczęcia i zakończenia
  • realizacji założonego planu

Nie martw się jeśli nie wszystko idzie tak jak sobie założyłeś.

W trakcie realizacji projektu koniecznie znajdź czas na przejrzenie planu i zastanowienie się czy jest on jeszcze aktualny, oraz ewentualne wprowadzenie niezbędnych zmian.

Krok 5: Zamykanie projektu

Zamykając projekt, należy podsumować zdarzenia, które miały miejsce podczas jego realizacji. Pozwoli to na przygotowanie informacji do planowania i wykonywania przyszłych projektów. Informacje zamykające projekt powinny zostać ujęte w zestawieniu, które będzie odpowiadać na pytania:

  • Czy rezultaty projektu były zgodne z oczekiwaniami klienta?
  • Czy rezultaty były zgodne z oczekiwaniami kierownika projektu?
  • Czy zespół projektowy wykonał poszczególne zadania zgodnie z planem?
  • W jaki sposób zebrane informacje mogą być przydatne w realizacji kolejnych projektów?
  • Czy metodologia zarządzania projektami sprawdziła się i czy zespół projektowy postępował zgodnie z tą metodyką?
  • Jakie wnioski można wyciągnąć z realizacji projektu?

Na koniec warto wspomnieć o tym, że nie da się wszystkiego zaplanować w stu procentach. Najczęściej jest to zgodne z zasadą Pareto 80/20 czyli, że 80% zdarzeń możemy zaplanować a 20% zalicza się do nieprzewidzianych, które pojawiają się w trakcie realizacji. Natomiast gdy nie mamy odpowiedniego planu tylko mgliste wyobrażenie tego co chcemy osiągnąć to proporcje się odwracają i okazuje się że 20% to nasz “plan” a na pozostałe 80% wlicza się nasze zdziwienie.

0 Komentarzy

Zostaw odpowiedź

XHTML: Możesz użyć tych tagów: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Podobne wpisy

Strony internetowe

Pierwsze wrażenie mamy szansę zrobić tylko raz. Z badań wynika, że mamy na to zaledwie kilka sekund i jest to odczucie, które ciężko później zmieni...
Czytaj więcej...

Modyfikacje istniejących witryn

Jeśli posiadasz przestarzałą stronę internetową, to jej przebudowa jest konieczna. Trendy na świecie tak szybko się zmieniają, że już 3-4 letnia st...
Czytaj więcej...

One Page Website

One Page Website (lub też single-page website) zaczynają cieszyć się coraz większą popularnością w sieci. Mają one zarówno wiele zalet, jak i wad. ...
Czytaj więcej...
Top
WordPress Image Lightbox